Rechtliches

Vertrag zur Auftragsverarbeitung

nach Art. 28 DSGVO zwischen dem Kunden („Verantwortlicher“) und CSTN Labs Inh. Constantin Hartmann, Martinstrasse 60, 77855 Achern („Auftragsverarbeiter“). Er wird mit Abschluss eines Abos durch einen Unternehmer Bestandteil des Vertrags.

1. Gegenstand und Dauer

Der Auftragsverarbeiter sortiert die Mails in den Postfächern, die der Verantwortliche verbindet (Leistung nach § 2 AGB). Der Vertrag läuft so lange wie das Abo.

2. Art, Zweck und Umfang der Verarbeitung

• Art: Abrufen, Auslesen, Bewerten per KI, Speichern von Metadaten und Ergebnis, Verschieben und Markieren im Postfach
• Zweck: Ordnen des Posteingangs nach Wichtigkeit
• Datenarten: Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Mailtext (nur flüchtig), KI-Zusammenfassung, Bewertung; Empfängeradressen gesendeter Mails; Regeln und Korrekturen; Zugangsdaten zum Postfach
• Betroffene: Nutzer des Postfachs, Absender und Empfänger von Mails, in Mails genannte Personen
• Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): können in Mails vorkommen; sie werden nicht gezielt ausgewertet

3. Weisungen

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung. Weisungen sind dieser Vertrag, die AGB sowie die Einstellungen im Konto (Regeln, Korrekturen, Trennen, Löschen). Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, teilt er dies unverzüglich mit.

Der Verantwortliche weist den Auftragsverarbeiter außerdem an, aus den Bewertungen täglich Gesamtzahlen über alle Kunden zu bilden (Anzahl sortierter Mails je Stufe, Einordnungen per Regel, Korrekturen, aktive Konten und Postfächer). Diese Summen enthalten keinen Bezug zu einzelnen Kunden, Personen, Adressen oder Inhalten; der Auftragsverarbeiter darf sie als anonyme Daten für eigene Zwecke nutzen, etwa zur Verbesserung des Dienstes und für Berichte über ehmAIl.

4. Pflichten des Auftragsverarbeiters

1. Vertraulichkeit aller mit der Verarbeitung befassten Personen.
2. Technische und organisatorische Maßnahmen nach Anlage 1.
3. Unterstützung bei Betroffenenrechten und bei den Pflichten nach Art. 32–36 DSGVO.
4. Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, möglichst innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis.
5. Nachweis der Einhaltung und Ermöglichung von Kontrollen nach Voranmeldung, vorrangig durch Selbstauskunft und Dokumentation.

5. Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche genehmigt die Unterauftragsverarbeiter in Anlage 2. Über neue oder ersetzte Unterauftragsverarbeiter informiert der Auftragsverarbeiter mindestens 4 Wochen vorher per E-Mail. Der Verantwortliche kann aus wichtigem Grund widersprechen und dann das Abo außerordentlich kündigen.

6. Drittländer

Die Verarbeitung der Mailinhalte findet ausschließlich in der EU statt. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur nach Anlage 2 und nur auf Grundlage von Art. 44 ff. DSGVO.

7. Löschung und Rückgabe

Nach Vertragsende oder Löschung des Kontos löscht der Auftragsverarbeiter alle Daten sofort, Sicherungskopien nach spätestens 30 Tagen. Zugangsdaten werden beim Trennen eines Postfachs sofort gelöscht. Eine Herausgabe der gespeicherten Bewertungen erfolgt auf Anfrage vor der Löschung.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

• Verschlüsselung: TLS für alle Verbindungen (HSTS), Postfach-Zugangsdaten mit AES-256-GCM verschlüsselt; Schlüssel nur im Secret-Speicher des Clusters.
• Datensparsamkeit: Mailtext nur im Arbeitsspeicher, keine Anhänge, keine Link-Ziele; Protokolle ohne Mailinhalt, ohne Tokens, ohne Passwörter.
• Zugriff: Konten mit Passwort (Prüfung gegen Datenlecks, Begrenzung der Anmeldeversuche); Server-Zugang nur per SSH-Schlüssel, Kubernetes-API nur für freigegebene Admin-IPs.
• Trennung: jeder Datensatz ist einem Kunden zugeordnet, Abfragen stets auf das eigene Konto beschränkt; Netzwerkregeln isolieren die Anwendung im Cluster.
• Integrität im Postfach: kein Löschen, kein Versand, kein endgültiges Entfernen (kein IMAP-EXPUNGE), Lesestatus bleibt.
• Verfügbarkeit: Datenbank-Sicherung alle 6 Stunden (Aufbewahrung 14 Tage) und täglich (Aufbewahrung 30 Tage).
• Container: ohne Root-Rechte, schreibgeschütztes Dateisystem, minimale Berechtigungen.
• Prüfung: Sicherheitsüberprüfung vor jeder größeren Änderung, automatisierte Tests.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Stand: 22. Oktober 2026