Rechtliches

Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

CSTN Labs Inh. Constantin Hartmann, Martinstrasse 60, 77855 Achern, E-Mail: datenschutz@ehmail.net. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da wir dazu nicht verpflichtet sind.

2. Überblick

ehmAIl sortiert die Mails in Ihrem Postfach mit Hilfe einer KI. Dafür liest ehmAIl neue Mails, lässt sie bewerten und verschiebt oder markiert sie. Den Text Ihrer Mails speichern wir nicht. Wir speichern nur Absender, Betreff, Eingangszeit, das Ergebnis der Bewertung und eine kurze KI-Zusammenfassung. Wir nutzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste.

3. Besuch der Website

Beim Aufruf von ehmail.net und dashboard.ehmail.net verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung. Das dient dem Betrieb und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Server-Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht. Schriften liefern wir selbst aus. Inhalte von Dritten laden wir nur auf den Seiten zum Registrieren, Anmelden, Zurücksetzen des Passworts und im Kontaktformular nach: dort die Sicherheitsprüfung von Cloudflare (siehe 4).

4. Konto

• Daten: Vorname, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash), Zeitpunkt der Registrierung und Bestätigung.
• Anmeldung: Für angemeldete Nutzer setzen wir ein Sitzungs-Cookie. Zur Sitzung speichern wir IP-Adresse und Browserkennung, bis Sie sich abmelden oder die Sitzung nach 7 Tagen abläuft. Das Cookie ist technisch notwendig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
• Schutz vor Missbrauch: Wir zählen Anmelde- und Registrierungsversuche je IP-Adresse für kurze Zeit. Bei neuen Passwörtern prüfen wir, ob sie aus bekannten Datenlecks stammen. Dafür senden wir nur die ersten 5 Zeichen eines Hashwerts an den Dienst „Have I Been Pwned“, nie das Passwort selbst.
• Sicherheitsprüfung gegen Bots: Beim Registrieren, Anmelden, Zurücksetzen des Passworts und im Kontaktformular nutzen wir Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA). Ihr Browser lädt dafür ein Skript von Cloudflare. Cloudflare verarbeitet Ihre IP-Adresse sowie technische Merkmale von Browser und Gerät, um zu erkennen, ob ein Mensch das Formular nutzt, und teilt uns nur das Ergebnis mit. Laut Cloudflare werden die Daten nicht für Werbung verwendet. Cloudflare kann Daten in die USA übermitteln und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage: Schutz unserer Dienste und Ihres Kontos vor automatisierten Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); den Zugriff auf Ihr Endgerät halten wir für unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
• Zwei-Faktor-Anmeldung (freiwillig): Schalten Sie sie unter „Konto“ ein, speichern wir ein Geheimnis für Ihre Authenticator-App und 10 Backup-Codes, beides verschlüsselt. Wählen Sie bei der Anmeldung „Diesem Gerät vertrauen“, setzen wir ein Cookie, das 30 Tage gilt; so lange fragen wir auf diesem Gerät keinen Code ab. Schalten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung aus, löschen wir Geheimnis und Codes sofort. Die Authenticator-App selbst wählen Sie; wir erhalten von ihr keine Daten.
• Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Sicherheit (lit. f).

5. Verbinden und Sortieren Ihres Postfachs

Zugang. Bei Microsoft 365/Outlook melden Sie sich bei Microsoft an und erteilen ehmAIl die Berechtigung, Mails zu lesen und zu ändern sowie Kategorien anzulegen. Bei IMAP geben Sie Server, Benutzername und Passwort ein. Diese Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt (AES-256) und löschen sie sofort, wenn Sie das Postfach trennen.

Was ehmAIl im Postfach tut. ehmAIl legt die Ordner „Später“ und „Unwichtig“ an, verschiebt Mails dorthin und setzt Markierungen wie „Wichtig“. ehmAIl löscht keine Mails, versendet keine Mails und markiert keine Mail als gelesen.

Welche Daten verarbeitet werden

Beim ersten Verbinden liest ehmAIl einmalig die Empfänger Ihrer gesendeten Mails der letzten 365 Tage. Mails, die vor dem Verbinden eingegangen sind, werden nicht sortiert.

KI. Die Bewertung übernimmt das Sprachmodell Claude von Anthropic, das wir über Amazon Web Services (AWS Bedrock) im Rechenzentrum Frankfurt nutzen. AWS speichert die Anfragen nicht und verwendet sie nicht zum Training. Anthropic erhält die Daten nicht. Die KI entscheidet nur über die Sortierung, nicht über Rechte oder Pflichten. Sie können jede Einordnung korrigieren.

Daten Dritter. In Ihren Mails stehen Daten anderer Personen (Absender, Empfänger, Inhalte). Wir verarbeiten diese in Ihrem Auftrag und nur, um Ihr Postfach zu sortieren. Grundlage ist Ihr berechtigtes Interesse an einem geordneten Postfach (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. bei Firmenkunden der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Rechtsgrundlage für Ihre eigenen Daten: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

6. Zahlung

Zahlungen wickelt Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, ab. Ihre Karten- oder Kontodaten geben Sie direkt bei Stripe ein; sie erreichen unsere Server nicht. Wir erhalten von Stripe Ihre Kundennummer, den Abo-Status und Zahlungsereignisse. Damit Testphase und Geld-zurück-Garantie nur einmal genutzt werden, speichern wir einen Hashwert der Kennung Ihres Zahlungsmittels. Dieser Wert enthält keinen Bezug zu Ihrem Konto und bleibt auch nach der Löschung bestehen. Rechtsgrundlage: Vertrag (lit. b), Missbrauchsschutz (lit. f), steuerliche Aufbewahrung (lit. c). Stripe kann Daten in die USA übermitteln; Stripe ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

7. E-Mails von uns

Wir senden Ihnen nur Mails, die zum Vertrag gehören: Bestätigung der Adresse, Zurücksetzen des Passworts, Hinweise zu Guthaben und Testphase. Den Versand übernimmt Amazon Simple Email Service (Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg) im Rechenzentrum Stockholm (Schweden). Diese Mails enthalten keine Inhalte aus Ihrem Postfach. Werbung senden wir nicht.

8. Kontaktformular und Anfragen per E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf ehmail.net/support oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten: Name, E-Mail-Adresse, Thema, Betreff, Ihre Nachricht und, falls Sie es angeben, die Adresse des betroffenen Postfachs. Das Formular speichert nichts in unserer Datenbank. Es schickt Ihre Angaben als E-Mail an unser Postfach support@ehmail.net, Antworten gehen an die von Ihnen angegebene Adresse. Den Versand übernimmt derselbe Dienst wie bei unseren Systemmails (siehe 7). Das Postfach liegt bei der united-domains GmbH, Starnberg, in Deutschland.

Zum Schutz vor Spam nutzen wir im Formular die Sicherheitsprüfung von Cloudflare Turnstile (siehe 4) und ein für Menschen unsichtbares Feld, das automatisierte Eingaben erkennt.

Bitte senden Sie uns keine Passwörter und keine Inhalte aus Ihren Mails. Wir brauchen sie nicht, um Ihnen zu helfen.

Rechtsgrundlage: Betrifft Ihre Anfrage Ihren Vertrag oder dessen Abschluss, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; sonst unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (lit. f). Die Angabe ist freiwillig.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

10. Speicherdauer

• Bewertete Mails (Metadaten, Zusammenfassung): 90 Tage nach Eingang, spätestens bis zur Löschung des Kontos.
• Zugangsdaten zum Postfach: bis zum Trennen des Postfachs.
• Konto, Regeln, Kontakte: bis zur Löschung des Kontos.
• Zwei-Faktor-Anmeldung (Geheimnis, Backup-Codes): bis Sie sie ausschalten oder das Konto löschen; „Diesem Gerät vertrauen“: 30 Tage.
• Sicherungskopien: bis zu 30 Tage; gelöschte Daten können so lange in Sicherungen enthalten sein.
• Anfragen über das Kontaktformular oder per E-Mail: 6 Monate, nachdem die Anfrage erledigt ist, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen entgegen (z. B. bei geschäftlicher Korrespondenz, § 257 HGB).
• Rechnungsdaten bei Stripe: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).

Sie können Ihr Konto jederzeit unter „Konto“ selbst löschen. Dann löschen wir alle Daten sofort, ausgenommen Sicherungen und gesetzliche Aufbewahrung. Ordner und Markierungen in Ihrem Postfach bleiben bestehen. Die Freigabe bei Microsoft widerrufen Sie in Ihrem Microsoft-Konto.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Schreiben Sie dazu an datenschutz@ehmail.net. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Stand: 22.10.2026